5 Tipps für mehr Motivation und gesundes Arbeiten
Beinahe täglich warnen Ärzte und Gesundheitsverbände vor den Risiken des mehrstündigen Sitzens. Die Anatomie des Menschen ist nicht für diese Körperhaltung gemacht, was zu Problemen führt, die vor einem Jahrhundert noch völlig unbekannt waren. Doch die Arbeitswelt hat sich verändert – viele Jobs erfordern einen Schreibtisch und einen Bürostuhl. Das muss an sich kein gesundheitliches Risiko nach sich ziehen, wenn man seinen Arbeitsplatz und seine Tätigkeiten im Büro gut organisiert. Hier kommen wichtige und praxistaugliche Tipps für eine optimale Büroorganisation.
Den Arbeitstag effektiv organisieren
Ein gutes Zeitmanagement ist essenziell zur Stressprävention und Nervenschonung. Um nicht schon in der ersten Tageshälfte ins Rudern zu kommen und sich von der E-Mail-Flut am Morgen überfordert zu fühlen, sollte jeder Büroarbeiter eine konkrete Struktur festlegen. Dabei ist es natürlich wichtig, dass man sich an seine eigenen Vorgaben hält und nicht „hier eine Zusatzarbeit“ und „dort eine Gefälligkeit“ für die Kollegen einschiebt. Man kann eine App zur Erfassung der Zeiten für bestimmte Aufgaben nutzen. Aber man kann die Büroorganisation auch vereinfachen und sich konkrete Tagesziele setzen. Ist das Ziel erreicht, muss und sollte man sich nicht mit Mehrarbeit belasten, sondern in den wohlverdienten Feierabend gehen und ihn genießen.
Die Basis für einen effektiv organisierten Arbeitstag beruht auf Ordnung. Ein aufgeräumter Schreibtisch, der sprichwörtliche rote Faden beim Arbeiten und die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen, gehören auf jeden Fall dazu.
Nicht immer kann man seinen Arbeitstag zu Hause vorplanen. Doch am entspanntesten und produktivsten arbeitet man, wenn die Arbeit für den Folgetag bereits am Vortag bereitgelegt wird. Sollte der Chef einen eiligen Auftrag einreichen, müssen Prioritäten gesetzt werden. Hier empfiehlt es sich, eine weniger wichtige Aufgabe vorübergehend zu Seite zu legen und den Auftrag zu erledigen, der keinen Aufschub duldet. Experten raten davon ab, Zusatzaufträge wirklich zusätzlich zu den eigentlichen Tageszielen anzunehmen. Denn ehe man es bemerkt, ist man im Strudel aus Stress, Überforderung und den Folgen der Überlastung gefangen. Ein gut organisierter und durchstrukturierter Arbeitstag macht glücklich und ist wichtig, um sein Ziel zu erreichen und mit gutem Gewissen in den Feierabend zu gehen.
Tipp:
Auch wenn etwas liegengeblieben ist – der Feierabend dient der Erholung und es sollte kein Gedanke an die Arbeit verschwendet werden.
Arbeitsschritte priorisieren
Das Wichtigste kommt zuerst. Eine Prioritätenliste hilft dabei, die Arbeitsschritte anhand ihrer Wichtigkeit einzuplanen und Stress zu vermeiden. Ohne eine Priorisierung der wichtigsten Aufgaben läuft man Gefahr, dass man unwichtige, noch Aufschub duldende Arbeiten zuerst erledigt. Stellt man dann kurz vor Feierabend fest, dass man eine äußerst wichtige Arbeit vergessen hat, sind Überstunden und Hektik vorprogrammiert. Die Priorisierung ist auch ein wichtiger Faktor im Zeitmanagement. Denn wenn man den wichtigen und herausfordernden Aufgaben mehr Zeit widmet, muss man diese von den weniger wichtigen Arbeiten abziehen. Jeder Bürotag hat im Regelfall 8 Stunden. Was ist in diesem Zeitraum zu schaffen und was muss ohne Wartezeit abgearbeitet werden? Wer sich diese Fragen beantwortet, kann seine Arbeitsschritte der Reihe nach planen und Prioritäten setzen.
Wem die Priorisierung der Arbeitsschritte schwer fällt, der kann sich an der ABC-Analyse orientieren oder das Eisenhower-Prinzip zugrunde legen. Letzteres setzt die Dringlichkeit zur Wichtigkeit ins Verhältnis und ist eine gute Grundlage für die optimale Büroorganisation.
Wichtiges mit hoher Dringlichkeit wird sofort erledigt. Eiliges, aber weniger Wichtiges kann delegiert oder in der Priorität gesenkt werden. Nicht Eiliges, aber Wichtiges wird terminiert und zum festgelegten Zeitpunkt erledigt. Unwichtiges und nicht Dringliches wird bestenfalls ignoriert.
Anfangs wird die Einhaltung der Prioritätenliste vielleicht Schwierigkeiten machen. Man möchte alles erledigen und weiß aber ganz genau, dass es nicht machbar ist. Es lohnt sich, diese Strategien zu probieren und so für einen ruhigeren und motivierteren Arbeitstag zu sorgen.
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Eine gute Büroorganisation ist nicht schwer
Viele heute als Volkskrankheiten eingestufte Leiden sind auf das stundenlange Sitzen und den Mangel an Bewegung zurückzuführen. Dazu kommt die Überlastung der Augen bei Menschen, die an Bildschirmen arbeiten. Aber auch das Risiko psychischer Erkrankungen, beispielsweise Burnout, darf nicht unterschätzt werden. Ein ergonomischer Arbeitsplatz und eine gute Organisation ohne zu hohe Ziele und daraus resultierenden Stress sorgen dafür, dass das Büro nicht krank macht. Jeder sollte seine Work-Life-Balance im Auge behalten und seine Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren.
Adresse:
Beate Schuster
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